Informationen zum Datenschutz für Kollaboration und Kommunikation über Microsoft Teams
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die jeweilige Volkwagen Konzerngesell- schaft, die Microsoft Teams einsetzt und Ihre Daten verarbeitet.
Bei datenschutzbezogenen Fragen wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Datenschutzbe- auftragten, den Sie der folgenden Liste entnehmen können:
Volkswagen Original Teile Logistik GmbH & Co. KG
- Datenschutzbeauftragter -
Dr. Rudolf-Leiding-Platz 1
34225 Baunatal datenschutz@volkswagen-otlg.de
ZENDA Dienstleistungen GmbH
- Datenschutzbeauftragter -
Unterer Kirchbergweg 65
97084 Würzburg
datenschutz@volkswagen-otlg.de
2. Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden welche Daten verarbeitet?
Im Rahmen der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:
bei Vorhandensein einer User-ID
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Berufliche Kontakt- und (Arbeits-) Organisationsdaten (z.B. Name, E-Mail, Gesell- schaft, Personalnummer, ggf. Foto etc.)
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Live-Übertragungen von Ton und ggf. Bild
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Aufnahmen von Bild und Ton in der Rolle eines „Referenten“ bei „Teams Live Events“. Referenten sind vorab definierte und informierte Vortragende/Sprecher. DieAufzeichnung eines Teams Live Events dient dem zeitversetzten Ansehen durch be- rechtigte Nutzer. Die Aufnahme von Bild und Ton erfolgt nur nach aktiver Freigabe durch den Referenten (durch Einschalten von Kamera oder Mikrofon am Gerät).
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Positionsdaten / Standortdaten (nach aktiver Nutzer-Freigabe durch Versenden eines einzelnen statischen Standorts)
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Administrative Ereignisse (z. B. Eintritt in ein Team, Erstellen eines Kanals, etc.)
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Metadaten zu Anrufen und Besprechungen (Netzwerkstatus, Datum / Uhrzeit / Dauer, verwendete Endgeräte, Daten zur Audioqualität)
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Chat / Unterhaltungen / Dateien (vom Nutzer in Teams aktiv erstellt bzw. hochgela- den)
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Nutzeraktivitäten (Chat-Nachrichten, Datei-Zugriffe)
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Berufliche Kontakt- und (Arbeits-) Organisationsdaten (soweit vom Nutzer zur Verfü- gung gestellt)
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Live-Übertragungen von Ton und ggf. Bild
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Aufnahmen von Bild und Ton in der Rolle eines „Referenten“ bei „Teams Live Events“. Referenten sind vorab definierte und informierte Vortragende/Sprecher. Die Aufzeichnung eines Teams Live Events dient dem zeitversetzten Ansehen durch be- rechtigte Nutzer. Die Aufnahme von Bild und Ton erfolgt nur nach aktiver Freigabe durch den Referenten (durch Einschalten von Kamera oder Mikrofon am Gerät).
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Positionsdaten / Standortdaten (nach aktiver Nutzer-Freigabe durch Versenden eines einzelnen statischen Standorts)
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Metadaten zu Anrufen und Besprechungen
Nutzeraktivitäten (bspw. Chat-Nachrichten) für folgende Zwecke verarbeitet:
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Kommunikation
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Kollaboration, bspw. durch gemeinsame Arbeit an Dateien (soweit entsprechende Zu- gangsmöglichkeiten und Rechte zur Verfügung stehen)
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Bereitstellung und reibungsloser Betrieb von Microsoft Teams. Die vom System er- stellten Protokolle bzw. administrativen Ereignisse (Log-Dateien zu Anmeldung und Nutzeraktionen) sowie die Metadaten zu Anrufen und Besprechungen werden zu Fehler-, Support-, Statistik- sowie zu Nachweiszwecken genutzt.
Die Rechtsgrundlage für den Betrieb von Microsoft Teams ist § 26 Abs. 1 BDSG (für interne Mitarbeiter) und Art. 6 Abs. I lit. b) für Externe sowie bei Bild- und Tonaufnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. a). Bezüglich der Log-Dateien und Metadaten gilt Art. 6 Abs. 1 lit f). Das berechtigte In- teresse, das von den Verantwortlichen verfolgt wird, lautet wie folgt: Feststellung miss- bräuchlicher Nutzung und kontinuierliche Verbesserung der Dienste.
3. An welche Empfänger oder Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten im Rahmen dieser Verarbeitungstätigkeit weiter?
Auftragsverarbeiter
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten auch an von uns beauftragte Dienstleister im Rahmen von Auftragsverarbeitungen weiter (z.B. Microsoft Ireland Operations Ltd.).
Dritte
Externe erhalten im Einzelfall Daten, soweit dies erlaubt und zu den oben genannten Zwe- cken erforderlich ist. Dies sind u. a. durch den Verantwortlichen beauftragte IT-Dienstleister im Rahmen ihrer administrativen Tätigkeiten, z.B. Support und Wartung.
Soweit gesetzlich vorgeschrieben, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten in Einzel- fällen z.B. an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.
4. Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland?
Wir übermitteln Daten auf der Basis von Standardvertragsklauseln in Verbindung mit Auftragsverarbeitungs-Vereinbarungen.
5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Wir speichern Ihre Daten so lange, wie dies zur Nutzung von Microsoft Teams erforderlich ist bzw. wir ein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung haben.
Vom Anwender explizit freigegebene Positionsdaten bzw. Standortdaten werden ausschließlich während der Besprechung zur Verfügung gestellt. Eine weitere Speicherung der Daten erfolgt nicht.
Metadaten von Anrufen und Besprechungen werden maximal 180 Tage gespeichert (abhän- gig vom Datum). Auch hier werden die Daten nach Ablauf der Fristen automatisch gelöscht.
Protokollierte administrative Ereignisse werden 90 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht.
Chats (private Unterhaltung) werden 75 Tage nach dessen Beendigung gespeichert und da- nach automatisch gelöscht. Unterhaltungen (nicht privat, sondern für jede Person in einem Kanal sichtbar) und Dateien werden 2 Jahre gespeichert und danach automatisch gelöscht.
Soweit ein Referent im Rahmen eines „Teams Live Events“ die Bild- und Tonaufzeichnung aktiviert, wird diese maximal 180 Tage nach der Veranstaltung gespeichert. Eine frühere Löschung ist auf Antrag des jeweils betroffenen Referenten möglich und wird vom Organisator des Events durchgeführt.
Bei „Teams Live Events“ werden eingereichte Fragen der Teilnehmer maximal 180 Tage nach der Veranstaltung gespeichert. Fragen können auch anonym gestellt werden. Die Da- ten werden vollständig als Teil der Aufzeichnung des jeweiligen Events aufbewahrt und zu- sammen mit der Aufzeichnung gelöscht.
Unter bestimmten Umständen müssen Ihre Daten auch länger aufbewahrt werden, z.B. wenn im Zusammenhang mit einem behördlichen oder gerichtlichen Verfahren ein sog. Litigation Hold (d.h. ein Verbot der Datenlöschung für die Dauer des Verfahrens) angeordnet wird.
6. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Verantwortlichen jederzeit unentgeltlich geltend machen.
Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten
Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispiels- weise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung wider- rufen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Ein- willigung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.
Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen.
Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz über die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.
Widerspruchsrecht: Betroffene Personen haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ beruht. Sofern betroffene Personen von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, wird die Verarbeitung ihrer Daten eingestellt, es sei denn es können - gemäß den gesetzlichen Vorgaben - zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachgewiesen werden, welche die Rechte der betroffenen Personen überwiegen.
Stand dieser Information: 10.10.2024